E-Rechnungen richtig aufbewahren
Die gute Nachricht: Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde auf acht Jahre verkürzt. Die wichtige: Aufzubewahren ist das XML-Original.
Die Frist: acht Jahre
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Was genau aufbewahrt wird
Bei einer E-Rechnung ist die strukturierte Datei das Original — also die XML-Datei bzw. bei ZUGFeRD die vollständige PDF-Datei mit eingebettetem XML. Sie muss unverändert, maschinell auswertbar und über die gesamte Frist lesbar bleiben. Ein Ausdruck ist nur eine Kopie.
Reicht ein Ordner auf der Festplatte?
Für kleine Unternehmen ist eine geordnete, gesicherte Ablage (z. B. Jahresordner plus regelmäßige Sicherung auf ein zweites Medium) ein praktikabler Weg. Wichtig sind Unveränderbarkeit und Auffindbarkeit — nicht ein bestimmtes Produkt. Wer ein Dokumentenmanagement nutzt, erfüllt die Anforderungen ebenfalls.
E-Mail auch aufheben?
Die E-Mail ist nur der Umschlag. Aufzubewahren ist die Rechnungsdatei; die Mail selbst nur dann, wenn sie zusätzliche steuerlich relevante Angaben enthält. Im Zweifel: Datei geordnet ablegen, Mail archivieren, fertig.