E-Rechnung erhalten: die richtigen Schritte
Seit 2025 darf Ihnen jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken. Zurückweisen gilt nicht — aber der Umgang ist einfacher, als er aussieht.
Schritt 1: Datei ansehen
Eine XRechnung ist eine XML-Datei — im Texteditor unleserlich, mit einem Anzeige- oder Prüfwerkzeug aber sofort verständlich. Bei ZUGFeRD öffnen Sie einfach das PDF; die Maschinendaten stecken unsichtbar darin.
Schritt 2: Inhalt prüfen
Stimmen Betrag, Leistung und Ihre Anschrift? Zusätzlich lohnt ein Blick auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG — fehlt etwa das Leistungsdatum oder die Steuernummer des Ausstellers, sollten Sie eine korrigierte Rechnung anfordern, bevor Sie zahlen.
Schritt 3: Original aufbewahren
Aufzubewahren ist die XML-Datei selbst — unverändert, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht. Ein einfacher, konsequent gepflegter Ablageordner mit Sicherung erfüllt den Zweck für kleine Unternehmen.
Muss ich technisch aufrüsten?
Nein. Ein E-Mail-Postfach zum Empfangen, ein kostenloses Prüfwerkzeug zum Lesen und eine geordnete Ablage genügen. Eine Pflicht zu spezieller Software gibt es nicht.