E-Rechnung Pflicht: die Fristen 2025–2028
Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise. Was heute schon gilt und was noch kommt — kurz und ohne Panikmache.
Seit 1. Januar 2025: Empfang für alle
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können — ohne Übergangsfrist. Eine gesonderte Zustimmung ist nicht mehr nötig; ein E-Mail-Postfach genügt technisch. Wer eine XRechnung erhält, darf sie nicht zurückweisen, weil sie „nur eine XML-Datei“ ist.
Bis Ende 2026: Papier und PDF noch erlaubt
Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen Rechnungssteller weiterhin Papier oder PDF verwenden, sofern der Empfänger einverstanden ist. Das ist die Schonfrist für die Umstellung.
Ab 2027: Ausstellungspflicht für größere Unternehmen
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 für inländische B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen haben ein Jahr länger Zeit.
Ab 2028: Ausstellungspflicht für alle
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz. Ausnahmen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG (dauerhaft befreit), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — in Deutschland üblich als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr.