PDF ist keine E-Rechnung — was jetzt zählt
Jahrelang war „Rechnung als PDF per E-Mail“ der Standard. Rechtlich hat sich die Definition 2025 grundlegend geändert.
Die neue Definition
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF ist ein Bild für Menschen — keine strukturierten Daten. Es zählt damit zu den „sonstigen Rechnungen“.
Excel- und Word-Vorlagen: gut fürs Layout, nicht fürs Format
Eine Excel-Vorlage rechnet Summen und sieht ordentlich aus — aber gespeichert als PDF oder XLSX bleibt sie eine sonstige Rechnung. Für die Pflicht ab 2027/2028 brauchen Sie zusätzlich die strukturierte XML-Ausgabe.
Was Sie jetzt konkret tun können
Für gelegentliche Rechnungen: einen Generator nutzen, der direkt eine gültige XRechnung erzeugt. Für regelmäßige Rechnungen mit Kundenstamm und fortlaufenden Nummern lohnt ein Werkzeug, das beides verbindet — menschenlesbare Ansicht und valides XML in einem Schritt.
Übergangsweise bleibt PDF erlaubt
Bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 für kleinere Unternehmen) dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers weiter PDF senden. Die Zeit ist eine Chance zur entspannten Umstellung — kein Grund zur Hektik, aber auch keiner zum Aufschieben bis zur letzten Woche.